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: LA DEMATERIALISATIION DES DOCUMENTS RH PROGRESSE SUR TOUS LES PLANS

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  21 Décembre 2012 posté le 31/12/2012 à 13:27

LA DEMATERIALISATIION DES DOCUMENTS RH PROGRESSE SUR TOUS LES PLANS

Le dossier du Mois


















 
 
 


La dématérialisation des documents RH est inégalement répartie selon le type d'entreprise et le type de document. Les pouvoirs publics sont un moteur important de ce processus en obligeant les entreprises à dématérialiser certains documents comme les télédéclarations (DADS_U, DUCS, DUE, etc.). Pour d'autres types de documents, les entreprises ont leurs propres objectifs : améliorer la qualité et la rapidité de la transmission, mais aussi réaliser des économies. L'étude réalisée par Markess fait apparaître des tendances, mises en avant par quelques chiffres que nous citons ci-dessous, constituant la synthèse des réponses des personnes interrogées.


Une situation existante contrastée


Le domaine des ressources humaines génère et traite des documents de nature variée. À côté des documents contractuels, qui ne changent pas beaucoup, comme les contrats de travail, d'autres types de documents circulent dans l'entreprise, comme les demandes de congés. Les RH gèrent aussi des documents qui arrivent de l'extérieur, comme les CV et les lettres de motivation. Une partie de ces documents est déjà dématérialisée ou va l'être prochainement selon l'un des deux processus suivants :
1. Des documents sont échangés sous forme papier puis dématérialisés. C'est ce que font aujourd'hui 48 % des entreprises interrogées. 11 % de plus s'y mettront au courant de l'année, et 15 % en 2012.
2. Des documents générés sous forme numérique sont échangés électroniquement. 56 % des entreprises utilisent aujourd'hui cette pratique, 17 % d'entre elles le feront cette année, et 15 % en 2012.

Le nombre de documents RH est considérable : on en dénombre 30 à 40 voire plus dans certains contextes. Pour lesquels la dématérialisation constitue-t-elle une solution déjà implantée ou prévue ? La gestion interne du personnel est autant concernée que les services de recrutement : les demandes de congés et les relevés de temps sont le plus souvent cités, avec les CV, les lettres de motivation et les demandes de stage. On note ensuite un intérêt pour la dématérialisation des formulaires d'évaluation, des comptes rendus d'entretiens annuels et des notes de frais. Le bulletin de paie n'est donc pas le premier document dématérialisé, malgré les nombreuses annonces à ce sujet.

Les documents à valeur probante nécessitent une attention particulière car ils nécessitent une preuve de réception et ont besoin d'une garantie d'intégrité et d'authenticité. Des technologies adaptées sont donc nécessaires. 45 % des entreprises ont déjà mis en ?uvre la dématérialisation de ce genre de documents, 8 % sont en train de le faire, et 19 % le feront pour 2012.


Des atouts et des obstacles pour atteindre les bénéfices de la dématérialisation


Les principaux avantages attendus de la dématérialisation des documents RH sont la facilité d'accès à la totalité des documents archivés et les économies réalisées pour l'impression et la distribution (70 % des réponses et plus). Puis viennent l'amélioration des temps de réponse, de la gestion documentaire, du contrôle des processus, et la réduction des coûts de traitement de la gestion du personnel. Un chiffre couramment avancé pour le coût de traitement d'un bulletin de paie tombe de 10 ? sous forme papier à 7 ou 6 ? en version dématérialisée, ce qui permet aux grosses entreprises de faire de belles économies. Autre avantage, un circuit de validation électronique permet d'éviter qu'un document papier reste coincé sur un bureau.

Un certain nombre de freins empêche une adoption plus franche de la dématérialisation des documents dans les RH. L'environnement RH comporte de nombreuses règles, des processus complexes et gère des documents variés. Les organisations ne sont pas prêtes et ne voient pas les avantages à tirer d'une dématérialisation (mais le secteur public est en avance). Il y a encore des réticences sur la confidentialité des données. Enfin, les offres sont considérées comme disparates et chères.







Cartographie des prestataires sur le marché de la dématérialisation des documents RH (cliquez sur l'image pour l'agrandir)


Par contre, les obligations légales ont incontestablement accéléré l'adoption de la dématérialisation. C'est par exemple le cas de la loi de 2009 officialisant la dématérialisation du bulletin de paie. Les politiques environnementales et RSE vont aussi dans ce sens, avec la diminution de production de CO2, ou de papier. Ces changements vont dans le sens d'une modernisation : ils apportent de la performance, de l'innovation pour les salariés et un aspect attractif pour les candidats. Enfin, les offres des prestataires, qui comprennent du conseil et un suivi de conduite du changement, aident les entreprises à s'engager.


Des acteurs variés, partenaires pour gérer la dématérialisation des documents RH


La mise en place d'une solution de dématérialisation implique souvent de recourir à plusieurs acteurs. C'est le cas pour 63 % des entreprises interrogées. Les acteurs du domaine interviennent à différents niveaux : certains proposent des solutions logicielles dans le domaine des RH, d'autres sont des spécialistes des processus de dématérialisation. Du côté des logiciels, on trouve aussi bien des éditeurs d'ERP, des éditeurs de solutions RH généralistes que des éditeurs spécialisés ("best-of-breed"). Pour la dématérialisation, se côtoient des prestataires de gestion de la confiance, de l'archivage, de la gestion documentaire. À ceux-là s'ajoutent des services professionnels d'intégration et de conseil.






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