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: LE SECRETAIRE DU CE, L'INDISPENSABLE PILOTE DU CE

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  25 Novembre 2013 posté le 24/11/2013 à 22:01

LE SECRETAIRE DU CE, L'INDISPENSABLE PILOTE DU CE

Le secrétaire du CE est un élément indispensable à tout comité d’entreprise. Élu par les membres titulaires du CE et par le président du CE comme vient encore de le rappeler la Cour de cassation, il est un acteur de cette instance. D’ailleurs la loi rend son élection et sa présence incontournable. Petite synthèse.


La nomination du secrétaire du CE

Le CE doit obligatoirement avoir un secrétaire, et ce quelle que soit sa forme : comité d’entreprise classique, comité en délégation unique du personne ou DUP, comité d’établissement, ou comité central d’entreprise, comité d’entreprise d’une unité économique et sociale ou UES (C. trav., art.
L. 2325-1 ; C. trav., art. L. 2326-3 ; C. trav., art. L. 2327-12 ; C. trav., art. L. 2327- 17).

Le secrétaire est obligatoirement choisi parmi les élus titulaires au CE (C. trav., art. L. 2325-1 ; C. trav., art. R. 2325-1 ; C. trav., art. R. 2327-4).

Mis à part cette exigence absolue, peu importe sa fonction et son ancienneté dans l’entreprise, qu’il soit cadre, non cadre, syndiqué, non syndiqué. Il peut être réélu plusieurs fois au poste de secrétaire.

Aucune formalité ni règle n’est prévue pour que les candidats à ce poste se présentent. Ils se déclarent candidats lors de la réunion où l’élection du secrétaire est à l’ordre du jour.

Remarque :
En pratique, le candidat à ce poste est souvent déjà déterminé lors de la constitution des listes pour les élections du CE. C’est d’ailleurs en général le titulaire présenté en tête de liste qui briguera ce poste s’il est élu au CE.

Le secrétaire doit être élu dès la première réunion après les élections du CE. Mais la désignation du secrétaire peut aussi intervenir en cours de mandat puisque le comité a le droit de changer plusieurs fois et à tout moment de secrétaire (s’il démissionne par exemple ou si vous décidez par un vote à la majorité des titulaires et de l’employeur de le révoquer de son mandat).

Le secrétaire du CE est élu par les titulaires du comité d’entreprise et par son président (Cass. soc., 10 juill. 1991, no 88-20.411 ; Cass. soc., 5 janv. 2005, no 02-19.080). En effet, le président du CE, le plus souvent votre employeur ou son DRH, a le droit de voter lors de l’élection du secrétaire. Les juges sont fermes sur ce point et viennent à nouveau de le rappeler en allant même encore plus loin (Cass. soc., 25 sept. 2013, no 12- 14.489).

Ainsi la Cour de cassation a rappelé que « le président du comité d’entreprise est en droit de participer au vote portant sur la désignation du secrétaire et du trésorier du comité » et a ensuite ajouté la précision selon laquelle « une clause du règlement intérieur du comité ne peut le priver de ce droit ». Autrement dit, si le règlement intérieur du CE prévoit le contraire cela n’aura aucun effet : l’employeur reste en droit de voter, la clause est nulle.

La Haute juridiction a enfin précisé dans ce même arrêt que « le fait pour l’employeur de s’abstenir de participer à la désignation du secrétaire et du trésorier du comité d’établissement ne constitue pas un usage » ce qui signifie que le fait que l’employeur se soit abstenu de voter les fois précédentes lors de la désignation du secrétaire importe peu : il reste malgré cela en droit de voter à chaque élection.

Cela dit, il n’a aucune voix prépondérante : son vote compte pour une voix, comme n’importe quel élu. Les représentants syndicaux et les suppléants sont exclus de ce vote (sauf pour les suppléants qui remplacent un titulaire). Le Code du travail ne donne pas de précision sur les modalités de la désignation du secrétaire du CE. Aussi les juges ont tranché la question : la désignation du secrétaire constitue une élection interne (Cass. soc., 7 oct. 1982, no 81-15.525).

On applique donc la règle de la majorité des voix exprimées.

La loi n’impose aucun formalisme mais nous préconisons un vote à bulletins secrets et non à main levée.


En effet, certains CE votent à main levée « pour » ou « contre » tel ou tel candidat. Dans le cas d’une majorité de blocage, cela peut empêcher l’élection d’un secrétaire (par exemple lorsqu’un seul candidat de l’organisation minoritaire se présente et que l’organisation syndicale majoritaire aux élections vote « contre » ce seul candidat). C’est pourquoi il faut voter à notre avis selon les règles électorales classiques : vote nominatif à bulletin secret.

Exemple :
11 titulaires présents, 4 s’abstiennent de voter, l’employeur s’abstient, 2 rendent des bulletins blancs, 3 votent pour M. Y et 2 pour M. Z, M. Y est élu.

Pensez à vérifier si votre règlement intérieur contient des dispositions spécifiques sur cette élection ; si oui vous devrez les appliquer.

A défaut de précisions dans le règlement intérieur et dans le souci d’éviter tout conflit ou toute tension ultérieure, il vaut mieux fixer en début de réunion les règles applicables avant de procéder au vote. Que faire si le vote fait apparaître une égalité de voix pour les candidats ?

Exemple :
10 titulaires et le président, 3 s’abstiennent de voter, 2 votent pour M. X, 3 votent pour M. Y et 3 votent pour M. Z. Personne n’est élu.

Tout d’abord, reportez-vous à votre règlement intérieur pour voir s’il aborde cette question et, si c’est le cas, vous devrez appliquer la méthode indiquée.

Sinon, vous allez devoir improviser... Vous pouvez demander une suspension de séance afin de vous concerter entre élus de la même liste ou toutes listes confondues pour tenter de trouver un terrain d’entente. Par exemple, en acceptant de répartir le poste de secrétaire et de trésorier entre vous et vos « concurrents » lors des élections. Nous vous conseillons ensuite, avec l’accord de tous les membres titulaires du CE et celui de l’employeur, de reprendre la réunion et de procéder à un second vote à bulletin secret.

Si vous ne pouvez définitivement pas vous mettre d’accord, c’est le candidat le plus âgé qui est élu (Cass. soc., 7 oct. 1982, no 81-15.525 ; Cass. crim., 1er déc. 1987, no 85- 96.612).

Mais cela est, à notre avis, peu satisfaisant, car le plus âgé n’est pas forcément le plus ancien dans l’entreprise. Nous vous suggérons plutôt de vous accorder pour faire un autre choix.

Par exemple, en prenant en compte les votes exprimés aux élections du CE : on peut décider de déclarer élu celui des candidats qui appartient à la liste qui a eu le plus grand nombre de voix aux élections tous collèges confondus. Vous pouvez aussi opter pour celui qui a eu le plus grand nombre de voix sur son nom aux élections. Il est aussi envisageable, si vous pensez que l’expérience et la connaissance de l’entreprise sont primordiales, de décider qu’il faut choisir celui qui est le plus ancien dans l’entreprise.

Certains CE ont même retenu la solution de l’exercice alternatif (et pendant une durée égale) des fonctions de secrétaire, par les deux candidats ayant obtenu le même nombre de voix, le plus âgé exerçant ces fonctions pendant la première période.

Toutes ces solutions ont leurs avantages : optez pour celle qui vous convient le mieux.
Le contentieux de la désignation du secrétaire du comité d’entreprise relève de la compétence du tribunal de grande instance (TGI) qui peut être saisi en référé s’il faut prendre une décision d’urgence (Rép. min. no 17.729, JOANQ 1er févr. 1971, p. 2279).

C’est le procès-verbal de la réunion rédigé par le nouveau secrétaire qui formalise l’élection du secrétaire.

Faire connaître le secrétaire

Une fois le secrétaire élu, il faut communiquer son nom aux salariés. Même si la loi ne l’impose pas, il est important qu’il soit connu du personnel. C’est le procès-verbal de la réunion rédigé par le nouveau secrétaire qui formalise l’élection du secrétaire. Mais d’autres moyens de communication peuvent être utilisés pour communiquer son nom aux salariés (affichage, tract, site internet du CE, envoi de mails avec l’accord de l’employeur).

Les missions du secrétaire du CE

La loi se contente de préciser que le secrétaire prépare avec le président du CE l’ordre du jour des réunions et qu’il rédige et diffuse les procès-verbaux des réunions (C. trav., art. L. 2325-15 ; C. trav., art. L. 2325-21 ; C. trav., art. R. 2325-3). Dans la pratique cependant, on s’aperçoit que ses missions sont bien plus nombreuses que cela.

Élaboration de l’ordre du jour
Le Code du travail prévoit une rédaction de l’ordre du jour à quatre mains, par l’employeur et le secrétaire du CE,« L’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est arrêté par l’employeur et le secrétaire. Toutefois lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l’employeur ou le secrétaire » (C. trav., art. L. 2325-15).
La seconde phrase s’explique par la volonté de mettre fin aux situations de blocage nécessitant un recours au juge des référés. Le principe d’une élaboration conjointe demeure même en cas de consultation obligatoire.


Ce n’est qu’en cas de désaccord sur une consultation obligatoire, que le point pourra être inscrit à l’ordre du jour de façon unilatérale (Cass. soc., 12 juill. 2010, no 08-40.821). Cette exigence de constat d’un désaccord est d’ailleurs conforme à la position de l’administration : « avant que l’insertion de plein droit ne soit mise en œuvre unilatéralement par le Président du CE ou le secrétaire, un entretien en vue d’une fixation conjointe doit être proposé par l’un ou l’autre » (Circ. DGEFP-DRT, no 2005-47, 30 déc. 2005, fiche no 4).

Rédaction des procès-verbaux

Le secrétaire est chargé d’établir les procès-verbaux des réunions et des délibérations du CE. Il doit aussi en assurer une fois adopté la diffusion auprès des salariés soit par affichage, soit par le dépôt sur l’intranet de l’entreprise. Les modalités de diffusion doivent être prévues par le règlement intérieur du CE (C. trav., art. L. 2325-21).

Un porte-parole et un animateur

Avant tout, le secrétaire est le porte-parole et l’animateur du comité d’entreprise. En effet, c’est souvent à lui que les élus du CE, les salariés et les tiers s’adressent. Il occupe, de fait, une place essentielle de représentant du CE, que ce soit en séance ou hors séance. Il est aussi le principal interlocuteur de l’employeur. Il joue un rôle actif aussi bien pendant les réunions qu’en dehors de celles-ci.

L’administrateur des affaires courantes du comité

La mission d’un CE est quotidienne, elle se poursuit en dehors des réunions et c’est le secrétaire qui en assure la pérennité. Il assure l’administration et la gestion des affaires courantes du CE, il en rend compte ensuite aux autres membres. Cette mission est variable en fonction de l’importance de votre comité, de son organisation interne, de la répartition des tâches, de la présence ou non d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier, d’un trésorier adjoint.

Par exemple, le secrétaire :



  •     conserve les archives du comité ;

  •     encadre le personnel salarié du comité ;

  •     exécute les décisions prises en réunion ;

  •     accomplit des formalités administratives, signe des contrats dans le cadre du mandat qui lui a été donné par le CE ;

  •     communique à chacun des membres les informations transmises par l’employeur ou par toute autre personne...


Néanmoins lorsque certains actes revêtent une importance particulière (vendre, louer, agir en justice...), le secrétaire ne peut pas les décider seul, il doit appliquer les décisions régulièrement prises à la majorité du CE. Il ne peut pas imposer ses propres décisions. Le décisionnaire reste le CE.

Par exemple, la Cour de cassation a condamné pour délit d’entrave un secrétaire qui avait pris la liberté d’acheter et de distribuer les bons d’achat alors que cela n’avait pas été approuvé par la majorité des membres du comité (Cass. crim., 4 nov. 1988, no 87-91.705). Il ne doit en aucun cas substituer sa volonté personnelle à celle du comité dont les décisions sont prises à la majorité, sous peine de commettre un délit d’entrave (Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118 ; Cass. crim., 30 juin 2010, no 10-81.182).

Notre point de vue :
En pratique, il est parfois délicat de savoir si un acte peut être accompli du propre chef du secrétaire. La loi est muette sur cette question. On peut penser que l’acte qui engage le comité (par exemple ses biens, la gestion des œuvres sociales) nécessite l’accord préalable de tous les élus. C’est finalement en fonction des circonstances, et de l’importance de la mesure à prendre, que le secrétaire décidera s’il peut agir sans délégation expresse du comité ou si une telle délégation est nécessaire. Il doit donc trouver un équilibre. Une clause dans le règlement intérieur du CE peut définir le plus précisément possible ce qui ressort ou pas de la vie courante.

Le secrétaire doit ensuite rendre compte de son activité au comité d’entreprise.

Le gestionnaire des informations reçues par le comité
Le secrétaire reçoit les informations destinées au CE émanant de l’employeur ou de tiers et il vous les communique, à vous, membres élus ou désignés du comité d’entreprise. C’est en général lui qui conserve, par ailleurs, tous ces documents et les archive.

Il est souvent prévu dans le règlement intérieur du CE que toutes les correspondances doivent être signées par le secrétaire ou, conjointement, par le secrétaire et le trésorier.

Le courrier adressé au secrétaire du CE doit lui être remis non décacheté, dans les plus brefs délais. À défaut il peut y avoir délit de « suppression de correspondance ». C’est le cas, par exemple, lorsque l’acheminement du courrier est volontairement retardé. Toute correspondance adressée au secrétaire revêt le sceau du secret (C. pén., art. 226-15). Cette exigence s’applique aussi bien à la correspondance adressée au siège de l’entreprise, au nom du secrétaire, avec ou sans indication de sa qualité, qu’aux courriers adressés au « comité », sans autre précision.

Il peut exercer la capacité juridique du comité

Le comité doit désigner l’un de ses membres pour le représenter dans l’exercice de sa capacité civile et pour la gestion de son patrimoine (C. trav., art. R. 432-1, non repris dans la version actuelle du Code du travail, mais toujours d’actualité puisque la recodification a été faite à droit constant).
Généralement, les membres du comité désignent le secrétaire pour représenter le comité, notamment en justice, ou pour conclure des contrats. Mais ce n’est pas une obligation !

Notre point de vue :
Nous vous déconseillons de prévoir dans le règlement intérieur que le secrétaire disposera d’un mandat permanent et général pour toutes les actions en justice, dans la mesure où les règles de procédure permettent rarement l’utilisation d’un tel mandat, mais exigent un mandat spécial pour chaque action intentée.

Parfois, il peut gérer les comptes du CE
Il faut enfin signaler qu’en plus de ces fonctions d’administration, le secrétaire peut avoir des attributions financières en l’absence de trésorier du CE.

Le secrétaire n’a pas de moyens supplémentaires
Pour toutes ces tâches, le secrétaire dispose de son crédit d’heures d’élu titulaire, de 20 heures par mois et n’a aucun crédit supplémentaire d’heures de délégation (Cass. soc., 9 mai 1979, no 77-41.308). Toutefois, certaines conventions collectives ou certains accords d’entreprise peuvent prévoir des heures en plus : pensez à vérifier ce point (C. trav., art. L. 2325-4).

Dans les entreprises d’une certaine importance, une telle disposition peut figurer dans le règlement intérieur du comité, à condition bien sûr que l’employeur l’ait accepté. S’il n’y a rien de prévu dans votre entreprise, nous vous conseillons vivement de tenter d’obtenir quelques améliorations pour votre secrétaire.

Le secrétaire peut être assisté par du personnel salarié du comité ou encore par le personnel de secrétariat mis à sa disposition par l’entreprise. Ainsi il peut se faire aider par une sténodactylo, salariée du comité d’entreprise (Cass. soc., 7 janv. 1988, no 85-16.849)

Les qualités essentielles d’un bon secrétaire de CE

Certaines qualités sont essentielles pour être secrétaire de CE. Ainsi doit-il avoir un certain courage et une forte résistance au stress, car le secrétaire est en confrontation permanente avec l’employeur, notamment pour fixer l’ordre du jour des réunions.

Il doit aussi avoir : des qualités de leader afin d’arriver à faire travailler tous les membres élus, un grand dévouement à la cause commune, un talent politique, une grande polyvalence puisque son rôle est large (se confronter aux autres, rédiger des PV, mener un groupe, manager des réunions notamment préparatoires, négocier avec plusieurs interlocuteurs, etc.). Il doit aussi avoir un sens de l’organisation très développé.

Notre point de vue :
Toutes les qualités nécessaires pour être un bon secrétaire revêtent plus ou moins d’importance en fonction de la taille du CE. Si votre CE n’est composé que de 4 membres, les qualités requises ne sont pas les mêmes que celles qui sont nécessaires pour remplir ce rôle dans un CE de plus de 20 élus et de 5 représentants syndicaux. Par ailleurs, certaines de ces qualités s’acquièrent ou se développent. Il ne faut pas hésiter à se former ou à prendre conseil auprès d’anciens secrétaires.

La tâche d’un secrétaire de CE est vaste, aussi doit-il savoir s’entourer de personnes pouvant pallier ses propres carences. En effet, le secrétaire n’est pas seul : il fait partie d’une équipe d’élus qui doivent collectivement s’impliquer.
Voici quelques conseils qui peuvent être utiles à votre secrétaire.

Savoir manager une équipe

Le secrétaire est l’un des principaux animateurs du CE. Il va, à ce titre, manager une équipe: les membres élus du CE. Or, le management n’est pas une mince affaire...

Notre point de vue :
Il vaut mieux parfois lire quelques petits mémos sur le management et suivre des formations avant de commettre des impairs. Ce sera d’autant plus utile au secrétaire dans le cas où vous auriez des salariés au CE.

Avoir une bonne organisation
Le poste de secrétaire est extrêmement polyvalent : il faut avoir une organisation sans faille et savoir gérer les priorités. En effet, passer de l’organisation d’une fête de Noël à l’analyse du bilan social en passant par la gestion d’une crise liée à la réorganisation d’un service n’est pas évident.

Il faut avoir des objectifs raisonnables. Pas question, par exemple, dans une même journée, d’analyser le rapport sur l’égalité entre les femmes et les hommes en étant convié à une réunion de service et en ayant un challenge professionnel à tenir ! Il faut ordonner les objectifs par priorité.

Notre point de vue :
Être secrétaire ne sous-entend pas qu’il faille sacrifier ses week-ends sous peine de risquer un « burn out » ! Votre secrétaire doit faire attention à ses limites et vous faire savoir s’il a besoin de votre aide. Mais n’hésitez pas non plus à la lui proposer régulièrement.

Savoir déléguer
Très souvent le CE a un bureau qui comprend : un secrétaire adjoint, un trésorier, un trésorier adjoint. De plus, vous avez des commissions composées à la fois d’élus du CE et de simples salariés. Ces personnes peuvent prendre le relais et gérer intégralement certains dossiers, en rendant des comptes au CE, bien entendu.

On peut aussi déléguer certaines tâches à des prestataires extérieurs (par exemple, en faisant rédiger les PV de réunions de CE par des sociétés de services tenues au secret professionnel). Le secrétaire doit savoir déléguer et laisser ces personnes gérer leurs missions.

S’appuyer sur des outils
Un secrétaire a de multiples rendez-vous, reçoit beaucoup de mails, doit passer de nombreux coups de fil, rédiger des comptes-rendus, etc. Il faut penser à lui fournir des outils adéquats. Ainsi Smartphone, ordinateur portable, dictaphone, tout cela peut être fort utile. Pensez à acheter les éléments nécessaires et à prendre un forfait de communications. Ces instruments peuvent être achetés sur le budget de fonctionnement du CE. En revanche, ils devront être utilisés dans le cadre du mandat exclusivement et être rendus au comité à la fin du mandat du secrétaire.

Prendre des décisions
Le comité d’entreprise est un organe collectif. Il décide de façon collégiale et c’est un élément que votre secrétaire ne doit jamais perdre de vue. Mais parfois, il faut clore les débats. Donc, si c’est nécessaire, il devra prendre les rênes et vous faire voter puis appliquer la décision, car il faut avancer. Dans ce cadre, les membres du CE doivent accepter qu’il joue ce rôle de « chef d’équipe ».

Gérer les conflits
Même s’il ne s’agit que de décider de la prochaine destination du voyage organisé par le CE, les débats peuvent être tendus ! Alors ne parlons pas de la décision d’agir en justice contre l’employeur devant le tribunal, de l’avis à rendre sur le projet de déménagement, du choix de l’avocat du CE... Presque tous les thèmes peuvent générer des dissensions entre les membres élus du CE... De plus, le CE est souvent en conflit, ouvert ou non, avec l’employeur, dont les intérêts ne rejoignent pas forcément ceux des salariés que le CE représente.

Notre point de vue :
Certes le secrétaire n’est pas seul face à toutes ces situations conflictuelles, mais il est quand même exposé frontalement en tant que porte-parole du CE. Avouons-le, il vaudrait mieux qu’il ne soit pas trop sensible au stress lié à ces situations. En cas de besoin, il peut suivre des formations pour mieux gérer les conflits.

Animer des réunions
En théorie, c’est l’employeur qui préside le CE et anime ou dirige les débats en réunion de CE. Mais le secrétaire joue aussi ce rôle pour que les discussions ne s’éternisent pas sur un sujet dont le CE a fait le tour ou pour ne pas laisser apparaître les divisions entre élus, ou lors de réunions préparatoires tenues sans l’employeur... Autant de raisons qui expliquent le rôle central du secrétaire en réunion du CE, malgré la présence de l’employeur. De plus il peut aller à des réunions syndicales, à des rencontres avec des experts, à des réunions d’information des salariés... Il existe par exemple des formations pour se présenter en public, savoir négocier et gérer le stress.

Se former en permanence

Tout évolue très vite dans notre société. Le droit du travail, les technologies, les tactiques, les techniques de négociation, la situation économique, etc. Or, il est fort probable que les interlocuteurs du CE se forment à toutes ces situations et dans tous ces domaines, alors vous devez vous maintenir au niveau et votre secrétaire devra faire de même.

Notre point de vue :
Il faut former les élus, notamment les pivots comme le secrétaire. Vous pouvez utiliser votre budget de fonctionnement pour financer les formations autres que la classique formation économique des élus. Mais attention si une formation porte seulement sur les activités sociales et culturelles, c’est sur le budget des ASC qu’elle doit être imputée.

Trouver un sens à sa mission et garder la tête sur les épaules
Être secrétaire de CE requiert un grand dévouement à une cause collective. Très souvent, peu de remerciements seront au rendez-vous... Alors comment résister et garder un sens à sa mission ? Peut-être en gardant à l’esprit ce que ce poste apporte comme expérience : la conduite de réunion, la négociation, l’amélioration des connaissances en droit du travail, le management d’une équipe, l’augmentation de son portefeuille de contacts et de connaissances, la gestion de comptes, les appels d’offres, etc. Ces talents, une fois acquis, ne se perdent pas et peuvent être valorisés dans le cadre, par exemple, d’une action de validation des acquis de l’expérience.

Enfin le secrétaire du CE approche de très près les zones de pouvoir de l’entreprise. Il faut ne pas mélanger les genres et ne pas confondre fonction et individu. Car, dans ce cas, gare à la chute : le secrétaire de CE est élu pour une durée déterminée... Le jour où il n’est plus secrétaire, il sera irrémédiablement éloigné des zones de pouvoirs et cela peut être difficile à vivre.


René-Yves MVELLE-OLLE


Juriste/ Consultant


Cabinet RYMO Conseil et Formation



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