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: NOTIFICATION DU LICENCIEMENT : QUELLES FORMALISMES A RESPECTER ?

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  29 Janvier 2014 posté le 02/02/2014 à 10:54

NOTIFICATION DU LICENCIEMENT : QUELLES FORMALISMES A RESPECTER ?

 La notification du licenciement intervient à l’issue du processus de rupture du contrat. La lettre de licenciement est un élément primordial qu’il convient de préparer soigneusement. Elle constitue le document central autour duquel s’organisera un éventuel contentieux si le salarié décide de saisir le conseil de prud’hommes.


Délais de notification

Cas général
En principe, la lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après le jour où s’est tenu l’entretien préalable [C. trav., art. L. 1232-6]. Il ne faut compter ni le jour de l’entretien, ni le jour d’envoi de la lettre de licenciement. Si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié chômé, il est reporté jusqu’au premier jour ouvrable suivant [C. trav., art. R. 1231-1]. Pour résumer, voici un tableau récapitulatif permettant d’identifier le jour d’envoi de la lettre de licenciement (entreprise fermée le samedi et le dimanche) :

Attention à respecter ces délais : à défaut, l’employeur encourt une indemnité liée à l’irrégularité de la procédure [Cass. soc., 27 nov. 2001, n° 99-44.889].
Licenciement disciplinaire
Un délai maximal vient s’ajouter à ce délai de deux jours ouvrables pour les procédures de licenciement pour motif disciplinaire. L’employeur dispose dans ce cas d’un délai maximal d’un mois pour expédier la lettre de licenciement [C. trav., art. L. 1332-2].

À NOTER
Le délai d’un mois se calcule de quantième à quantième et expire le dernier jour à minuit. Si l’entretien préalable s’est tenu le 30 août, la lettre de licenciement devra avoir été expédiée avant le 30 septembre à minuit. Si ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant [C. trav., art. R. 1332-3]. C’est la date d’expédition qui compte, peu important celle à laquelle le salarié réceptionne le courrier.
Le non-respect de ce délai est sanctionné plus lourdement : le dépassement du délai d’un mois prive en effet l’employeur de la possibilité de sanctionner les faits reprochés. Ainsi, si le licenciement pour faute est notifié plus d’un mois après l’entretien préalable, il sera requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse [Cass. soc., 7 juill. 1998, n° 96-40.487].
Le délai d’un mois ne peut pas être suspendu : peu importe que le salarié soit malade, que l’employeur ait engagé une action pénale, etc. La seule exception est la situation dans laquelle l’employeur se trouve dans l’obligation de mettre en place une procédure conventionnelle nécessitant le passage du dossier du salarié devant une commission : sous réserve que l’employeur informe le salarié de la saisine de cette commission dans le délai d’un mois suivant l’entretien préalable [Cass. soc., 10 mai 2006, n° 05-43.843], le délai d’un mois se trouve reporté et commence à courir à compter du jour où la commission a rendu son avis [Cass. soc., 31 janv. 2012, n° 10-23.361].

Licenciement pour inaptitude physique
Il n’existe pas de délai autre que le délai minimal de deux jours ouvrables pour notifier un licenciement pour inaptitude physique du salarié. L’employeur doit cependant garder à l’esprit qu’à compter du constat définitif de l’inaptitude physique, il dispose d’un délai d’un mois pour tenter de reclasser le salarié ou, à défaut, procéder à son licenciement. Si le salarié n’est ni reclassé ni licencié à l’issue de ce délai d’un mois, l’employeur doit reprendre le paiement de son salaire [C. trav., art. L. 1226-4].

Licenciement économique
La notification du licenciement pour motif économique obéit à des règles spécifiques. Le délai minimal à respecter pour notifier la lettre de licenciement varie selon l’ampleur du licenciement.

Forme de la notification
Le licenciement doit nécessairement être notifié par un écrit énonçant les motifs de la décision de rupture du contrat : faute d’écrit, le licenciement est inévitablement dépourvu de cause réelle et sérieuse car il est considéré comme n’étant pas motivé [Cass. soc., 10 avr. 2008, n° 06-46.181].
La mesure de licenciement doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception [C. trav., art. L. 1232-6]. Il s’agit d’une exigence du législateur qui permet également de s’assurer de la bonne présentation de la lettre au salarié et de conférer date certaine à celle-ci puisque c’est cette dernière qui fait courir le point de départ du préavis [C. trav., art. L. 1234-3].
Il est possible de remettre au salarié sa lettre de licenciement en main propre, contre décharge [Cass. soc., 16 déc. 2009, n° 08-42.922].

ATTENTION
En cas de transaction ultérieure, il faut cependant noter que les juges exigent que la lettre de licenciement ait été envoyée par courrier recommandé : la transaction ne peut en effet être signée avant que le salarié ait eu connaissance des motifs de son licenciement [Cass. soc., 14 juin 2006, n° 04-43.123]. Les magistrats se montrent intransigeants et annulent toute transaction qui serait signée à la suite d’un licenciement notifié par lettre remise en main propre [Cass. soc., 5 mai 2010, n° 08-44.643] ou même par lettre envoyée par lettre simple [Cass. soc., 18 févr. 2003, n° 00-42.948].

Signataire de la lettre
C’est l’employeur ou son représentant qui doit signer la lettre de licenciement. L’employeur ne peut en aucun cas en confier la signature à un tiers à l’entreprise, tel que son comptable ou son avocat [Cass. soc., 7 déc. 2011, n° 10-30.222].

ATTENTION
La signature de la lettre par une personne incompétente n’est pas considérée comme une simple irrégularité de procédure et rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse [Cass. soc., 30 sept. 2010, n° 09-40.114].
Lorsque c’est un représentant de l’employeur qui signe la lettre, il n’est pas nécessaire qu’il dispose d’une délégation de pouvoirs écrite pour le faire [Cass. soc., 6 juill. 2004, n° 02-43.322; Cass. soc., 29 sept. 2010, n° 09-42.296]. Une lettre signée « pour ordre » au nom du responsable des ressources humaines est considérée comme régulière [Cass. soc., 10 nov. 2009, n° 08-41.076].
Une lettre non signée rend la procédure de licenciement irrégulière mais n’affecte pas la validité du licenciement [Cass. soc., 4 avr. 2012, n° 10-28.266].
→ Pour les associations, voir encadré p. 21.

Contenu
Énoncé des motifs
→ Licenciement à caractère personnel. La lettre de licenciement doit impérativement énoncer les motifs du licenciement [C. trav., art. L. 1232-6]. Elle ne peut se contenter de se référer à ce qui a été dit lors de l’entretien préalable ou au contenu des correspondances échangées. L’énoncé des motifs doit être précis. Cette règle est particulièrement importante car les juges considèrent qu’un licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse si la lettre :


- n’énonce pas de motif [Cass. soc., 17 janv. 2001, n° 98-46.447] ;
- énonce un motif imprécis [Cass. soc., 17 janv. 2006, n° 04-40.740].

Attention, la lettre doit énoncer l’ensemble des motifs du licenciement. Il existe en effet un principe suivant lequel la lettre fixe les limites du litige [Cass. soc., 5 nov. 1992, n° 91-42.430]  : en application de ce principe, si le conseil de prud’hommes est saisi d’une contestation du licenciement par le salarié, il n’examinera que les griefs énoncés dans la lettre de licenciement, sans que l’employeur puisse invoquer d’autres griefs [Cass. soc., 25 oct. 2005, n° 03-46.624].

REMARQUE
Le fait de mentionner dans la lettre de licenciement des griefs qui n’ont pas été invoqués pendant l’entretien préalable ne rend pas le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Le conseil de prud’hommes peut d’ailleurs tout à fait examiner ces griefs pour apprécier la contestation portée devant lui [Cass. soc., 28 mai 1997, n° 94-42.835]. L’employeur encourt cependant une condamnation pour procédure irrégulière [Cass. soc., 4 juill. 2006, n° 04-47.771].
En matière de licenciement pour motif personnel, les griefs invoqués par l’employeur doivent être matériellement vérifiables [Cass. soc., 14 mai 1996, n° 94-45.499]. Il n’est cependant pas nécessaire que l’employeur date les faits reprochés [Cass. soc., 7 mars 1995, n° 93-43.415].
La lettre ne peut pas se cantonner à reprocher au salarié, sans indiquer les griefs correspondants :


- « sa faute grave » [Cass. soc., 30 juin 1993, n° 92-41.073] ;
- « son manque de motivation » [Cass. soc., 23 mai 2000, n° 98-40.635] ;
- « une incompatibilité d’humeur » [Cass. soc., 17 janv. 2001, n° 98-44.354].
De tels motifs de licenciement énoncés ainsi ont un caractère subjectif. Par exception, le reproche « d’insuffisance professionnelle » est considéré comme suffisant en soi, sans que l’employeur n’ait besoin d’apporter plus d’explications dans la lettre de licenciement [Cass. soc., 26 oct. 1995, n° 94-42.217 ; Cass. soc., 3 déc. 2003, n° 01-45.039].


En cas de contestation, l’employeur devra justifier des éléments objectifs sur la base desquels il estime l’insuffisance caractérisée, sans qu’il ne puisse lui être reproché de ne pas en avoir fait état dans la lettre de licenciement.

→ Spécificités du licenciement lié à l’état de santé du salarié. Lorsque le licenciement est prononcé à la suite d’absences répétées ou prolongées pour maladie, la lettre doit obligatoirement préciser :

- que l’absence ou les absences perturbent le bon fonctionnement de l’entreprise ;
- et qu’elles rendent nécessaire le remplacement définitif du salarié.
Faute de faire mention de ces deux conditions dans la lettre de licenciement, celui-ci est considéré comme dépourvu de cause réelle et sérieuse [Cass. soc., 19 oct. 2005, n° 03-46.847].

Par ailleurs, en cas de licenciement pour inaptitude physique du salarié, la lettre de notification du licenciement doit faire état non seulement de cette inaptitude physique, mais également de l’impossibilité dans laquelle l’employeur s’est trouvé de reclasser l’intéressé [Cass. soc., 20 janv. 2010, n° 08-43.491].

→ Licenciement économique. L’exigence de motivation est également présente s’agissant d’un licenciement pour motif économique. Il n’est pas possible de se référer au procès-verbal des réunions des représentants du personnel. Le principe suivant lequel la lettre fixe les limites du litige est également applicable [Cass. soc., 29 avr. 1998, n° 96-40.537].
L’énoncé du motif économique comporte une particularité en ce qu’il doit à la fois préciser l’élément originel du licenciement (difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation de l’entreprise…) et l’incidence de cet élément économique sur l’emploi ou le contrat de travail du salarié (suppression ou transformation d’emploi, modification du contrat de travail).

REMARQUE
Par exception, lorsque le licenciement pour motif économique intervient dans le cadre d’un redressement judiciaire, la lettre peut se contenter de faire référence à l’ordonnance du juge-commissaire autorisant les licenciements [Cass. soc., 5 mai 1998, n° 95-40.171]. Il en est de même de la référence au jugement de liquidation judiciaire dans le cadre duquel le licenciement est prononcé [Cass. soc., 2 mars 2004, n° 02-41.932].

Informations sur les droits au DIF
La lettre de licenciement doit rappeler les droits acquis par le salarié au titre du droit individuel à la formation (DIF) [C. trav., art. L. 6323-19]. En matière de licenciement pour motif personnel, la lettre doit préciser :
→ le nombre d’heures de DIF acquises ;
→ le montant correspondant ;
→ les modalités suivant lesquelles le salarié peut utiliser ses droits, à savoir :

- demander avant le terme du préavis à utiliser son DIF pour financer une action de formation, un bilan de compétences ou une validation des acquis de l’expérience [C. trav., art. L. 6323-17],
- préférer bénéficier de la portabilité des droits acquis qui pourront être utilisés auprès de Pôle emploi ou auprès d’un nouvel employeur dans les deux ans suivant son embauche [C. trav., art. L. 6323-18].

À défaut de rappeler ces informations dans la lettre de licenciement, le salarié peut obtenir des dommages et intérêts [Cass. soc., 2 juin 2010, n° 09-41.409].

À NOTER
En matière de licenciement pour motif économique, il convient également de préciser que, si le salarié adhère au contrat de sécurisation professionnelle (CSP), la somme correspondant aux droits acquis au titre du DIF est versée par l’employeur à Pôle emploi pour financer les mesures du CSP, le salarié se voyant privé de la possibilité de demander le financement d’une formation pendant son préavis ainsi que de la portabilité de ses droits [C. trav., art. L. 1233-67].

Portabilité de la prévoyance
C’est également dans la lettre de licenciement que l’employeur doit proposer au salarié le bénéfice de la portabilité de la prévoyance qui consiste, pour le salarié dont la rupture du contrat ouvre droit à indemnisation par l’assurance chômage, à continuer de profiter du maintien des couvertures complémentaires santé et prévoyance dont il bénéficiait dans l’entreprise, pour une durée égale à la durée de son dernier contrat, dans la limite de 9 mois-12 mois à compter du 1er juin 2014 [CSS, art. L. 911-8 créé par L. n° 2013-504, 14 juin 2013, JO 16 juin].

Mentions spécifiques au licenciement économique
En plus des mentions relatives au DIF et à la prévoyance, la lettre de licenciement intervenant dans le cadre d’une procédure économique doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

→ contrat de sécurisation professionnelle (CSP). Lorsque le délai pour accepter le CSP qui a été proposé au salarié n’est pas expiré, la lettre de licenciement doit rappeler le délai en cours et la date à laquelle il expire en précisant que :

- si le salarié accepte le CSP dans ce délai, le contrat sera considéré comme rompu d’un commun accord à l’issue du délai, et la lettre de notification deviendra sans objet,
- si le salarié refuse la proposition de CSP, la lettre de notification constituera la lettre de licenciement ;

→ congé de reclassement. Pour les entreprises relevant du congé de reclassement, la proposition de ce congé doit figurer dans la lettre de licenciement [C. trav., art. R. 1233-20] ;

→ priorité de réembauche. La lettre de licenciement doit obligatoirement rappeler au salarié la priorité de réembauche dont il dispose, ainsi que ses modalités de mise en œuvre [C. trav., art. L. 1233-16] ;

→ délai de contestation de la régularité et de la validité des licenciements. L’action individuelle des salariés pour contester la régularité et la validité des licenciements est limitée à 12 mois [C. trav., art. L. 1235-7]. Ce délai s’applique aux licenciements collectifs donnant lieu à la mise en œuvre d’un plan de sauvegarde de l’emploi [Cass. soc., 15 juin 2010, n° 09-65.062]. La prudence recommande néanmoins de faire figurer la mention dans la lettre de licenciement pour motif économique quelle que soit l’ampleur de la procédure conduite. Faute de faire figurer cette mention, l’employeur ne peut opposer le délai réduit de contestation au salarié qui entend contester la régularité ou la validité de son licenciement.

Cas particulier des associations
Il convient d’être particulièrement prudent dans ce type de structure. C’est en principe le président de l’association qui a pouvoir pour signer les lettres de licenciement [Cass. soc., 25 nov. 2003, n° 01-42.111]. Les statuts peuvent cependant confier le pouvoir de notification du licenciement à une autre entité, comme par exemple le conseil d’administration : si tel est le cas, le président est alors dans l’impossibilité de signer la lettre et le licenciement se trouve dépourvu de cause réelle et sérieuse [Cass. soc., 4 avr. 2006, n° 04-47.677].


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